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Poupando Tempo no Uso do E-mail

O objetivo da tecnologia é nos servir, consumindo o mínimo possível de nosso tempo com manutenção desnecessária. Automatizar processos é chave para isso. Mas, como em qualquer área, o conhecimento da ferramenta e seus recursos é fundamental.

O e-mail é um instrumento muito importante no nosso dia a dia. Uma de suas muitas utilidades – na minha opinião – é o recebimento de mensagens com notificações de serviços que assinamos, como notícias, dicas de filmes, eventos, grupos de estudo etc.

Dependendo da frequência do recebimento dessas mensagens, no entanto, o que era bom pode se tornar um transtorno devido a necessidade de eventualmente termos que parar para dar manutenção em nossa caixa postal. E isso – cá pra nós – é um pé no saco!

Mas calma… Tem como resolver esse inconveniente sem precisarmos cancelar o recebimento das notificações que queremos depois de algum tempo simplesmente por que recebemos mais mensagens do que damos conta de lê-las.

Abaixo, vou mostrar como faço pra gerenciar minhas mensagens de notificação de serviços que recebo diariamente, semanalmente ou eventualmente.

As instruções servem para o serviço de correio eletrônico que utilizo – que é o Microsoft Outlook (ou, para os da minha época, o famoso Hotmail). Não posso afirmar se outros serviços de e-mail possuem recurso semelhante e – caso possuam – se os procedimentos são idênticos ao do Outlook. Então, se o seu e-mail termina com @outlook.com, @outlook.com.br, @hotmail.com, @live.com ou qualquer domínio do serviço de e-mail da Microsoft, vamos lá!

Primeiramente, abra o seu e-mail, digitando no seu navegador: outlook.com ou hotmail.com. Qualquer um desses endereços abrirá o seu e-mail. O próprio serviço da Microsoft direcionará para outlook.live.com.

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Figura 1 – Acessando o e-mail, digitando no navegador: outlook.com ou hotmail.com.

Vá para a pasta da sua Caixa de Entrada, que é onde as mensagens recebidas são armazenadas por padrão, e procure por uma das mensagens da lista de mensagens que você quer gerenciar.

Neste exemplo, vou gerenciar o recebimento de notificações do serviço de streaming da Netflix, que me fornece sugestões de filmes e séries baseados no meu perfil.

Eu gosto deste serviço, mas não é todo dia que tenho tempo para acessar todas as mensagens. Perceba, na imagem abaixo, a quantidade de mensagens da Netflix recebidas num curto espaço e tempo. Temos a mais recente – em destaque – e as anteriores, mais antigas, até mesmo de meses anteriores.

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Figura 2 – Minha Caixa de Entrada contendo várias mensagens de notificação da Netflix.

Bom, geralmente me interessa a mensagem mais recente do serviço – na imagem de exemplo acima, seria a mensagem que está no topo da tela, a de sábado às 11:35, com o assunto: “Principais sugestões para Carlinhos…”. As demais, são notificações mais antigas que não me interessam mais.

Leio a mais recente e obtenho as dicas do que assistir, beleza! É exatamente isso que eu quero! Mas, o que fazer com as demais? Apagar uma a uma? Que desperdício de tempo, não?

É aí que entra o conhecimento da tecnologia para usar de seus recursos ao nosso favor!
Qual a ideia, então? Vamos manter sempre a mensagem mais atual, fazendo o próprio Outlook.com excluir as mais antigas.

Funciona assim: ao chegar uma mensagem nova da lista, o próprio Outlook.com realizará a manutenção nas demais, de acordo com a nossa preferência. No meu caso – e no exemplo deste post – para as notificações da Netflix, meu desejo é que seja mantida apenas a mais atual, devendo as mais antigas serem automaticamente excluídas!

O primeiro passo é selecionar uma das mensagens da lista que deseja gerenciar. Pode ser qualquer uma da lista, não necessariamente a mais recente.
Ao selecionar, repare que há uma opção de menu chamada “Limpar” (veja a seta amarela na imagem).

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Figura 3 – Selecionando uma das mensagens da lista de notificações para gerenciar a limpeza.

Ao clicar em “Limpar” o Outlook apresentará um diálogo para que possamos configurar a limpeza automática, conforme imagem abaixo.

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Figura 4 – Programando a limpeza automática para uma lista de mensagens.

No meu caso, marquei a opção “Sempre manter a mensagem mais recente e mover o restante da pasta Caixa de Entrada” e escolhi a opção “Mover para: Itens Excluídos”. Depois cliquei em “OK”. Aguardo o processamento e…

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Figura 5 – Mensagem de sucesso ao concluir com sucesso a programação para limpeza automática.

Pronto! Resolvido o problema. A partir de agora, toda vez que a Netflix me enviar uma nova mensagem com dicas de filmes e séries a mensagem anterior será excluída automaticamente, poupando-me do trabalho de ter que gerenciar mensagens antigas e focando apenas na informação mais atual.

Este mesmo procedimento deve ser realizado para outras listas, como de notícias, fóruns, serviços etc.

Legal né? Espero que esta dica lhe seja bastante útil e que possa lhe poupar tempo no gerenciamento de mensagens de e-mail.

Projeto da Microsoft revela: Trabalhar Menos = Maior Produtividade

Como defensor da redução da jornada de trabalho em prol de uma melhor qualidade de vida e aumento da produtividade, cada vez mais me convenço da necessidade urgente das empresas e governos passarem a pensar como agentes do Século XXI, em vez de agentes do Século XIX durante a Revolução Industrial, afinal de contas já são quase 200 anos de progresso tecnológico e intelectual.  Devíamos viver melhor no século atual; ao contrário, vivemos num mundo doente.

Em 1817, Robert Owen difundiu a ideia que a qualidade do trabalho de um trabalhador tem uma relação diretamente proporcional com a qualidade de vida do mesmo e para qualificar a produção de cada trabalhador, é indispensável fornecer melhorias nas áreas de salários, habitação, higiene e educação, proibir o trabalho infantil e determinar uma quantidade máxima de horas de trabalho. Na época ele formulou o objetivo do dia de oito horas e cunhou o lema de oito horas de trabalho, oito horas para viver e oito horas de descanso. Mas isso foi há 200 anos! Nos dias de hoje essa proporção tem que ser revista o mais breve possível, para o bem de todos: empresas e empregados.

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Figura 1. Trabalhadores durante a Revolução Industrial “conquistaram” o direito a 8 horas de trabalho. As empresas exigiam até 10,5 horas de trabalho diário. Isso foi há 200 anos e até hoje o modelo de 8 horas é defendido.

Se considerarmos que das 24 horas de um dia 1/3 do tempo passamos dormindo e outro 1/3 passamos no trabalho – isso sem considerarmos que nas cidades grandes já não se consegue mais as “duas horas” para almoço, acabamos por consumir 10 horas do dia entre o início do trabalho e o horário da saída. Se levarmos em consideração o tempo – e $$$ – que gastamos no trajeto casa-trabalho e depois trabalho-casa, vamos colocar mais 1 ou 2 horas nas cidades médias e até cerca de 4 horas nas grandes cidades. Isso só pra mostrar que a relação 8 x 8 x 8 defendida por Robert Owen há 200 anos não mais se aplica atualmente.

Com tudo isso quem não se sente, nos dias de hoje, estressado? Mas como não se sentir? Que tempo temos para nós mesmos? Vivemos então apenas para o trabalho? Sério? Mesmo no Século XXI?


Uma luz no fim do túnel

As grandes corporações começam a dar sinal de que algo precisa mudar nessa relação. E algumas já estão atuando neste aspecto, enquanto outras estão “experimentando”. Até mesmo algumas cidades já estão pensando melhor na qualidade de vida de seus cidadãos.

É o caso da cidade Sueca de Gotemburgo, que realizou uma experiência em 2015 com trabalhadores da área da saúde na esperança de reduzir os problemas relacionados ao estresse e depressão. Lá, os trabalhadores da casa de repouso Svartedalens tiveram a carga horária de trabalho reduzida de 8 para 6 horas, numa tentativa de aumentar a produtividade e obter melhores resultados. Após a iniciativa em Svartedalens, outros centros hospitalares de Gotemburgo passaram a optar pela redução de jornada. O que não é novidade na cidade. Antes, a fábrica da Toyota na região optou por reduzir a carga horária de sua linha de produção. Na empresa, o resultado foi um crescimento de 25% no lucro: “Os empregados se sentem melhor, há menor rotatividade e é muito mais fácil contratar novas pessoas”, disse o diretor de operações da fábrica.

Trabalhar menos pode significar aumento na produtividade

Um estudo da consultoria inglesa Expert Market em 2016 analisou dados de 36 países (o Brasil não está entre eles). O estudo dividiu o PIB (Produto Interno Bruto) per capita – que representa a produção por pessoa, em libras (moeda britânica) – pelo número de horas trabalhadas, em média, por ano. Sete países que estão entre as maiores economias do mundo aparecem entre os dez com menor número de horas trabalhadas: Luxemburgo, Noruega, Suíça, Holanda, Alemanha, Dinamarca e Suécia.

O estudo mostrou que quanto mais horas, menor é produtividade. Os países mais baixos no ranking parecem comprovar. Oito países aparecem tanto na lista dos dez com mais horas de trabalho, quanto entre os dez com menor produtividade: México, Costa Rica, Grécia, Chile, Rússia, Letônia, Polônia e Estônia. O México, por exemplo, é o país com o maior número de horas trabalhadas: 2.228 ao ano. Logo atrás aparece a Costa Rica, com 2.216. Os dois países também aparecem como os últimos em termos de produtividade.

A busca pelo trabalho eficiente

A gigante da tecnologia – Microsoft – realizou recentemente uma experiência na sua unidade do Japão. E os números são altamente favoráveis, tanto para a Microsoft como para seus funcionários.

A empresa deu aos seus funcionários um mês inteiro com fins de semana de três dias em julho de 2019. O projeto chamado “Work-Life Choice Challenge Summer 2019” mostrou um aumento da produtividade por parte dos funcionários e uma redução dos recursos usados.

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Figura 2. Microsoft no Japão faz experiência de redução de horas de trabalho.

Conforme relatado, durante o período houve uma economia de 23% no uso da energia, uma redução de 58% do uso de papel e impressão e – o melhor de tudo para a Microsoft – a produção aumentou em 40%. E quanto à satisfação dos funcionários? Como era de se esperar: 92% disseram que gostaram de trabalhar apenas 4 dias por semana.

Embora o projeto tenha durado apenas 1 mês, indica que pode haver mérito em reduzir o horário de trabalho dentro de uma semana.

Então já não é hora de se repensar uma definição que já dura 200 anos? Se a empresa ganha e se o funcionário ganha, o que está faltando?

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Figura 3. Menos horas de trabalho pode significar maior produtividade para as empresas e melhor qualidade de vida para os funcionários.

Em 1955, Cyril Northcote Parkinson publicou um artigo que ficou conhecido depois como “A Lei de Parkinson” que afirma: “O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização”.  Ou seja, menos tempo de trabalho não significa menor produtividade. Ganha a empresa; ganha o empregado em qualidade de vida e disposição para o trabalho.

Eu acredito fielmente nisto.