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Poupando Tempo no Uso do E-mail

O objetivo da tecnologia é nos servir, consumindo o mínimo possível de nosso tempo com manutenção desnecessária. Automatizar processos é chave para isso. Mas, como em qualquer área, o conhecimento da ferramenta e seus recursos é fundamental.

O e-mail é um instrumento muito importante no nosso dia a dia. Uma de suas muitas utilidades – na minha opinião – é o recebimento de mensagens com notificações de serviços que assinamos, como notícias, dicas de filmes, eventos, grupos de estudo etc.

Dependendo da frequência do recebimento dessas mensagens, no entanto, o que era bom pode se tornar um transtorno devido a necessidade de eventualmente termos que parar para dar manutenção em nossa caixa postal. E isso – cá pra nós – é um pé no saco!

Mas calma… Tem como resolver esse inconveniente sem precisarmos cancelar o recebimento das notificações que queremos depois de algum tempo simplesmente por que recebemos mais mensagens do que damos conta de lê-las.

Abaixo, vou mostrar como faço pra gerenciar minhas mensagens de notificação de serviços que recebo diariamente, semanalmente ou eventualmente.

As instruções servem para o serviço de correio eletrônico que utilizo – que é o Microsoft Outlook (ou, para os da minha época, o famoso Hotmail). Não posso afirmar se outros serviços de e-mail possuem recurso semelhante e – caso possuam – se os procedimentos são idênticos ao do Outlook. Então, se o seu e-mail termina com @outlook.com, @outlook.com.br, @hotmail.com, @live.com ou qualquer domínio do serviço de e-mail da Microsoft, vamos lá!

Primeiramente, abra o seu e-mail, digitando no seu navegador: outlook.com ou hotmail.com. Qualquer um desses endereços abrirá o seu e-mail. O próprio serviço da Microsoft direcionará para outlook.live.com.

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Figura 1 – Acessando o e-mail, digitando no navegador: outlook.com ou hotmail.com.

Vá para a pasta da sua Caixa de Entrada, que é onde as mensagens recebidas são armazenadas por padrão, e procure por uma das mensagens da lista de mensagens que você quer gerenciar.

Neste exemplo, vou gerenciar o recebimento de notificações do serviço de streaming da Netflix, que me fornece sugestões de filmes e séries baseados no meu perfil.

Eu gosto deste serviço, mas não é todo dia que tenho tempo para acessar todas as mensagens. Perceba, na imagem abaixo, a quantidade de mensagens da Netflix recebidas num curto espaço e tempo. Temos a mais recente – em destaque – e as anteriores, mais antigas, até mesmo de meses anteriores.

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Figura 2 – Minha Caixa de Entrada contendo várias mensagens de notificação da Netflix.

Bom, geralmente me interessa a mensagem mais recente do serviço – na imagem de exemplo acima, seria a mensagem que está no topo da tela, a de sábado às 11:35, com o assunto: “Principais sugestões para Carlinhos…”. As demais, são notificações mais antigas que não me interessam mais.

Leio a mais recente e obtenho as dicas do que assistir, beleza! É exatamente isso que eu quero! Mas, o que fazer com as demais? Apagar uma a uma? Que desperdício de tempo, não?

É aí que entra o conhecimento da tecnologia para usar de seus recursos ao nosso favor!
Qual a ideia, então? Vamos manter sempre a mensagem mais atual, fazendo o próprio Outlook.com excluir as mais antigas.

Funciona assim: ao chegar uma mensagem nova da lista, o próprio Outlook.com realizará a manutenção nas demais, de acordo com a nossa preferência. No meu caso – e no exemplo deste post – para as notificações da Netflix, meu desejo é que seja mantida apenas a mais atual, devendo as mais antigas serem automaticamente excluídas!

O primeiro passo é selecionar uma das mensagens da lista que deseja gerenciar. Pode ser qualquer uma da lista, não necessariamente a mais recente.
Ao selecionar, repare que há uma opção de menu chamada “Limpar” (veja a seta amarela na imagem).

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Figura 3 – Selecionando uma das mensagens da lista de notificações para gerenciar a limpeza.

Ao clicar em “Limpar” o Outlook apresentará um diálogo para que possamos configurar a limpeza automática, conforme imagem abaixo.

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Figura 4 – Programando a limpeza automática para uma lista de mensagens.

No meu caso, marquei a opção “Sempre manter a mensagem mais recente e mover o restante da pasta Caixa de Entrada” e escolhi a opção “Mover para: Itens Excluídos”. Depois cliquei em “OK”. Aguardo o processamento e…

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Figura 5 – Mensagem de sucesso ao concluir com sucesso a programação para limpeza automática.

Pronto! Resolvido o problema. A partir de agora, toda vez que a Netflix me enviar uma nova mensagem com dicas de filmes e séries a mensagem anterior será excluída automaticamente, poupando-me do trabalho de ter que gerenciar mensagens antigas e focando apenas na informação mais atual.

Este mesmo procedimento deve ser realizado para outras listas, como de notícias, fóruns, serviços etc.

Legal né? Espero que esta dica lhe seja bastante útil e que possa lhe poupar tempo no gerenciamento de mensagens de e-mail.